Machen Sie SAP IBP Beine: 60 % Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung mit Redwood

Autorin: Julia Klaric, Consultant at Redwood Software

Zeitersparnis von 60 % durch Automatisierung der Produktionsplanung#

SAP IBP (Integrated Business Planning) ist das Flaggschiff-Produkt von SAP für das cloudbasierte Supply-Chain-Management und bietet Funktionen für die Bedarfs-, Beschaffungs-, Verteilungs- und Bestandsplanung. Wie üblich besteht SAP IBP aus mehreren Modulen. So lassen sich beispielsweise mit dem Modul Sales & Operations Planning (S&OP) Prognosen für Nachfrage, Angebot, Produkt- und Portfolioänderungen, strategische Projekte und die daraus resultierenden Finanzpläne für den mittel- bis langfristigen Planungszeitraum erstellen.

Bei der Erfassung und Einbindung der Daten aus den unterschiedlichen vorgelagerten SAP-Systemen und -Modulen gibt es jedoch einen Haken: Die Steuerung der Prozesse in SAP Cloud Platform Integration (SAP CPI) ist nur zeitgesteuert, also nach einem vorgegebenen Zeitplan, möglich. Das bedeutet, dass die Daten nicht in Echtzeit geladen werden können, denn IBP kann nicht erkennen, wann die Daten da sind und folglich auch keine davon abhängigen Prozesse ausführen.

Für die Mitarbeiter in der IT heißt das: Merker in den Kalender eintragen, damit die Jobs rechtzeitig zum Letzten des Monats gestartet werden und notfalls auch mal den Wecker stellen, um nachts manuell im Quellsystem (z.B. SAP BW Infocubes) nachzuschauen, ob die Daten bereits angekommen sind.

Reduktion der Durchlaufzeiten von 17 auf 7 Stunden

Ein Kunde von uns hatte aber noch ein ganz anderes Problem. Die Integration der Stammdaten dauerte fast 17 Stunden. Dafür war es nötig, das SAP-IBP-System komplett für 2 Tage zu blocken. Trat ein Fehler auf, musste der gesamte Prozess von Anfang an wiederholt werden, selbst wenn die ersten Stunden erfolgreich durchgelaufen waren. Da konnte es passieren, dass die Nutzer schon einmal länger als 2 Tage auf den Zugriff auf das System warten mussten.

Ärgerlich genug, dass dann keine langfristige Datenanalyse oder Kapazitätsplanung der Maschinen im Werk und auf Lieferantenseite möglich war. Auch die Produktion kam ins Stocken und dem Vorstand fehlten aktuelle, zuverlässige Daten beispielsweise über die produzierten Stückzahlen oder Kosten. Eine Auswertung zentraler Kennzahlen war nicht möglich. Wie sollte man unter diesen Voraussetzungen die Produktion langfristig optimieren?

Entlastung der Mitarbeiter manuellem Aufwand durch autonome Prozesse

Durch den Einsatz von Redwood-Software konnte der Kunde seine Probleme beheben. Augenfälligste Veränderung ist die Zeitersparnis von 60 %. Statt vorher 17 Stunden werden jetzt nur noch 7 Stunden benötigt. Und der Redwood-Einsatz bietet noch weitere Vorteile:

  • Daten aus SAP BW Infocubes können jetzt automatisch (eventgesteuert und datengetrieben) geladen werden, sobald sie dort eintreffen. Ebenfalls eventgesteuert werden die Stammdatenflüsse sowie die Kennzahlenbefüllung für die Produktion, auch für Partner (Lieferanten).
  • Das Scheduling mit Redwood ist flexibel und es gibt viele alternative Szenarien. Sollte es sich für einen Prozess anbieten, so kann er auch zeitgesteuert ausgeführt werden.
  • Durch die Möglichkeit, Prozesse parallel auszuführen, wird der Gesamtprozess noch schneller. In einem SAP Prozess lassen sich dagegen mehrere Prozesse nicht gleichzeitig starten.
  • Die anwendungsübergreifende Steuerung macht das Abarbeiten der Prozessschritte noch effizienter. So werden beispielsweise SAP IBP, SAP BW, SAP ERP und ein non-SAP System in einem Prozess aktualisiert.
  • Sollte doch einmal ein Fehler auftreten, muss nicht mehr der gesamte Prozess wiederholt werden. Der jeweilige Schritt kann einzeln neu gestartet werden. Eine mehrtägige „Informationsblockade“ ist somit ausgeschlossen.
  • Die verantwortlichen Mitarbeiter profitieren vor allem vom Wegfall des manuellen Aufwands. Die Prozesse laufen so stabil und sicher, dass das Monitoring zum Kinderspiel wird.
  • Durch Redwood kommt der Vorstand seinem Ziel, die Produktion langfristig zu optimieren, einen entscheidenden Schritt näher. Jetzt stehen ihm pünktlich die gewünschten Berichte mit aktuellen und zuverlässigen Zahlen zur Auswertung zur Verfügung.

Hier erfahren Sie mehr über Prozessautomatisierung mit Redwood.

 

 

 

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