Arla reduziert die Zeit für den Finanzabschluss um 30 % und automatisiert 98 % der Prozesse

30% Abschlusszeit

von 10 auf 7 Tage reduziert

98%ige Automatisierung

von Abschlussprozessen

Abgeschlossene Produktion

Aufträge zwei Tage früher

Das Unternehmen

Arla Foods ist eine internationale Molkereigenossenschaft und ist mit über 9.400 Landwirten der größte Milcherzeuger in Nordeuropa. Das Unternehmen sammelt 13,7 Milliarden Kilo Rohmilch zur Verarbeitung an seinen 60 Standorten und vertreibt seine Produkte in 153 Ländern unter bekannten Marken wie Arla®, Lurpak®, Puck® und Castello®.

GESCHÄFTSHERAUSFORDERUNG

Nach Fusionen in Deutschland und Großbritannien hat man standardisierte Geschäftsprozesse für alle Mitarbeiter angelegt. Dazu gehörten Prozesse im Finanzcontrolling, Bilanzabstimmungen, Intercompany-Konten und Anpassungen am Monatsende.

Außerdem wollte das Unternehmen den Periodenabschluss um mindestens zwei Tage verkürzen. Darüber hinaus wollte man mehr Transparenz die Aktivitäten und Abhängigkeiten erhalten.

Arla stellte fest, dass seine Account-to-Report-Prozesse (A2R) fragmentiert waren. Nur 50 % der Prozesse waren harmonisiert, was dazu führte, dass Dutzende von Mitarbeitern gezwungen waren, zusätzliche Zeit mit der Validierung und Korrektur von Fehlern im Abschluss zu verbringen. Außerdem hatten die Mitarbeiter manchmal keinen Zugriff auf wichtige Informationen und Unterlagen, da diese lokal gespeichert waren, was die Komplexität beim Abschluss noch vergrößerte.

Die Mitarbeiter führten alle Aufgaben manuell mit Excel und Checklisten aus, was zeitaufwändig, ineffizient, fehleranfällig und kostspielig war. Es war eine große Herausforderung, die von Arla geforderte Prozesskonsistenz und -standardisierung zu erreichen.

LÖSUNG

Arla entschied sich für  die Lösung von Redwood Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen aufgrund der guten Erfahrungen mit der SAP- und ERP-Integration sowie der bewährten Fähigkeit, nahezu alle abschlussbezogenen Prozesse zu automatisieren.

 

Als eines der größten Molkereiunternehmen der Welt ist es für Arla absolut wichtig, bei allem, was wir tun, wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben. Die Benutzerfreundlichkeit von Redwood und die solide SAP-Integration haben uns dabei sehr geholfen. Birthe Juul, Leiterin des Programmbüros Finanzen

In einem ersten Workshop mit Redwood erfuhr Arla, dass das Unternehmen eine 100-prozentige Harmonisierung der Prozesse und der Datenqualität erreichen kann.

ERGEBNISSE

Arla setzte die Automatisierung erfolgreich ein, um seine Back-Office-Finanzprozesse zu harmonisieren und die Serviceleistung zu verbessern.

Durch die strategische Automatisierung konnte der Zeitaufwand für den Monatsabschluss um von 10 auf sieben Tage gesenkt werden und Arla erhielt die Möglichkeit, den Status des Abschlussprozesses in Echtzeit in allen Finanzabteilungen zu überwachen. Mit dieser Verkürzung des Monatsabschlusses um drei statt zwei Tage übertraf Arla sogar das ursprüngliche Ziel.

Arla besitzt nun die Fähigkeit seine Abschlüsse mit höherer Qualität und und einer verkürzten Gesamtdauer abzuschließen. Die Mitarbeiter von Arla können nun die SLAs in jeder Phase jedes Prozesses einhalten und automatisierte Warnmeldungen, falls etwas außer Plan verläuft.

Die Redwood-Automatisierung hat viele unserer Abstimmungsprozesse und -aufgaben verändert. In vielen Fällen benötigen wir jetzt viel weniger Zeit, um alles zu erledigen. In nur einer unserer kleinen finnischen Einheiten wurden die Abstimmungen von vier Stunden auf eine halbe Stunde reduziert. Auf einer monatlichen Basis über mehrere Geschäftseinheiten hinweg bedeutet dies für Arla erhebliche Einsparungen." Brian Thomsen, Finanzdirektor

Die Automatisierung von 98 % oder 121 der 124 abschlussbezogenen Prozesse ermöglichte es dem Finanz- und Rechnungswesen, sich auf mehr wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren und die Integrität und Qualität der Daten erheblich zu verbessern. Durch die Automatisierung verringerte sich der Arbeitsaufwand der Mitarbeiter um bis zu 50 %.

Dies hat dazu beigetragen, das Vertrauen in die Genauigkeit der Informationen zu stärken, die für wichtige Erkenntnisse und Analysen herangezogen werden. Darüber hinaus bietet die Plattform von Redwood Arla volle Transparenz darüber, wer welche Zugriffe besitzt, was macht und wer wann etwas genehmigen muss.

Die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen sind äußerst positiv über Redwood eingestellt. Wir haben Effizienzsteigerungen, mehr Flexibilität und eine sinnvollere Arbeit für unsere Mitarbeiter in unserem Shared Services Center erreicht, darauf sind wir sehr stolz. Brian Thomsen, Finanzdirektor

Darüber hinaus bieten die Nachvollziehbarkeit und die Governance von Redwood Arla volle Transparenz durch zuverlässigen Zugriff darauf, wer was gemacht hat, wer es genehmigt hat und wann.

Juul fügt hinzu: “Die Menschen, die Redwood nutzen und mit der Lösung arbeiten, schätzen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Automatisierungsplattform sehr.”

ZUKUNFTSPLANUNGEN

Arla sieht das Potenzial mit Redwoods Automatisierung zu erweitern, um weitere positive Ergebnisse in anderen Unternehmensbereichen zu erzielen. Juul merkt an, dass auch Stammdaten und IT von der verbesserten Qualität und Konsistenz in Verbindung mit Redwood profitieren würden.

“Wir haben die Möglichkeit, viele der täglichen, wiederkehrenden, sich wiederholenden Aufgaben in anderen Teilen unserer globalen Geschäftstätigkeit zu automatisieren, was noch größere Vorteile bringen könnte, als wir sie derzeit durch die Automatisierung der monatlichen Finanzabschlüsse in der Buchhaltung erzielen”, sagt Thomsen.