Jabil zeigt 4 Vorteile der Digitalisierung des Finanzabschlussprozesses

By Redwood Software

Jabil ist ein weltweit tätiges produzierendes Dienstleistungsunternehmen. Es erzielte vier wesentliche Vorteile durch die Automatisierung und Digitalisierung manueller Aufgaben im gesamten Monatsabschluss- und Hauptbuch-Prozess.

Durch den Einsatz der Finanzautomatisierung von Redwood erzielte Jabil diese Vorteile:

  • Zeitersparnis
  • Standardisierung
  • Qualität der Daten
  • Verringerung potenzieller Prüfungskosten

In einem kürzlichen Webinar mit Sharedserviceslink erklärte Scott Barone, Direktor des Finance Digital PMO bei Jabil, dass das Automatisierungsprojekt mit einer Reihe von Interviews der Finanzteams sowohl in der Zentrale als auch an den einzelnen Standorten weltweit begann. Das Ziel war die sich am meisten wiederholenden manuellen Prozesse zu identifizieren. Dazu analysierte man die Prozesse und die Datenqualität in den Abschlussprozessen von Jabil.

Die Ergebnisse zeigten, dass die Finanzteams bei der monatlichen Erfassung und Aufbereitung der Daten einen erheblichen manuellen Aufwand betreiben. Außerdem stellten sie einen Mangel an Standardisierung fest, da jeder Standort innerhalb der Jabil-Gruppe diese Abschlussprozesse etwas anders ausführte.

Aufgrund dieser Ergebnisse erstellte Jabil eine Liste von Finanzprozessen, die man als erstes standardisieren und automatisieren wolle. Die Bilanzzertifizierung, die aus vielen manuellen Prozessen im Monatsabschluss bestand, war der ideale Ausgangspunkt. Durch die Automatisierung der Bilanzzertifizierung mit Redwood Finance Automation sparte Jabil im Durchschnitt fünf Stunden während des zeitkritischen viertägigen monatlichen Abschlusszyklus für jeden der über 100 Buchungskreise innerhalb der Jabil-Gruppe. Erweiterte Dashboard-Funktionen wurden ebenfalls implementiert, die die Zeitersparnis weiter erhöhen.

“Jede Zeitersparnis ist entscheidend, um die Bücher schnell abschließen zu können”, erklärt Barone. “Fünf Stunden aus diesem [viertägigen] Zeitfenster [für jeden Buchungskreis] herauszunehmen, ist enorm und hilft unseren Standorten, unsere Termine einzuhalten und zu arbeiten.”

Die Standardisierung ist ein weiterer Vorteil des Projekts. “Jeder machte die Dinge ein wenig anders”, sagte Barone. “Dadurch waren wir in der Lage, den Prozess zu standardisieren, und diese Standardisierung gibt uns tatsächlich eine viel bessere Qualität der Daten.”

Aus einer Umfrage des Institute of Management Accountants (IMA) geht hervor, dass 80 % der Finanzfachleute mit ihrem Abschluss nicht zufrieden sind und dass 66 % immer noch stark auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind, was den manuellen Aufwand, die Zeit und das Risiko beim Abschluss erhöht. Die Umfrage zeigt weiter, dass der manuelle Aufwand tatsächlich bei Abgrenzungen, Rückstellungen und Umgliederungen von Journalen – gefolgt von Abstimmungen und Intercompany anfällt. Diese lassen sich größtenteils oder ganz automatisieren.

Das ultimative Ziel ist es, dass die Automatisierung tatsächlich den gesamten Abschluss übernimmt und ihn zu einem Nicht-Ereignis für die Finanzteams macht. Mit der Automatisierungslösung von Redwood kann der Abschluss einfach ablaufen.

Basierend auf dem Erfolg des Automatisierungsprojekts für die Bilanzzertifizierung, will Jabil nun auch mit der Automatisierung der manuellen Journalbuchung, der Nebenbuchhaltung und dann der Intercompany-Prozesse beginnen.  “Wir suchen ständig nach Möglichkeiten, unsere manuellen Prozesse zu rationalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren”, erklärte Barone. “Wir entwickeln uns ständig weiter. Wir automatisieren, wo es Sinn macht. Als Teil dieser Automatisierung standardisieren wir auch unsere Prozesse, wir stellen sicher, dass unsere Daten von höchster Qualität sind.”

Sehen Sie sich jetzt das On-Demand-Webinar an – 4 Vorteile der Digitalisierung des Finanzabschlussprozesses bei Jabil.

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