Automatisierung gegen Betrug: Finanzskandale und ihre Vermeidung

By Devin Gharibian-Saki, Chief Solution Officer, Redwood Software

 

Obwohl Unternehmen viel Geld in ihre ERP- und Finanzsysteme investieren, stellen die von Menschen gesteuerten Prozesse wie Journalbuchungen nach wie vor ein Risiko dar. Die Möglichkeit, solche Buchungen manuell vorzunehmen, öffnet menschlichen Fehlern ebenso wie Betrugsversuchen Tür und Tor. Fehlerhafte Buchungen bergen wesentliche Gefahren für die Offenlegung der finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens – mit allen damit verbundenen Folgen.

Der Skandal um den US-Telekommunikationskonzern WorldCom ist ein Paradebeispiel für ein solches Vorgehen. Der einstige Shootingstar der Branche kapitalisierte in der Zeit um die Jahrtausendwende in seinen Büchern Ausgaben unangemessen als Anlagevermögen – wodurch das Unternehmen seinen Reingewinn und sein Gesamtvermögen um 3,8 Milliarden US-Dollar zu hoch auswies.

Auch Xerox gab in den neunziger Jahren seine Einnahmen über einen Zeitraum von fünf Jahren um mehr als drei Milliarden US-Dollar zu hoch an, indem die Erlöse aus Geräteverkäufen vorgezogen, verbucht und bilanziert wurden. Diese unzulässigen manuellen Anpassungen waren auf Konzernebene im Zuge der Erstellung der Konzernabschlüsse vorgenommen worden.

Journalbuchungen bieten von Natur aus die Möglichkeit zu manipulieren und eröffnen deshalb auch eine Angriffsfläche für Betrüger. Finanzbetrug lässt sich damit nicht nur begehen, sondern im gleichen Zug auch noch verschleiern. Dies geschieht, indem etwa Gelder auf das eigene Bankkonto des jeweiligen Betrügers umgeleitet und dann gesonderte Journale erstellt werden, um das Fehlen dieser Gelder zu vertuschen. Unternehmen können jedoch einige Gegenmaßnahmen ergreifen, um sich zu schützen:

Einrichtung neuer Konten streng reglementieren: Wenn die Einrichtung neuer Konten reglementiert ist, wird verhindert, dass Betrüger unerkannt Jahresabschlüsse manipulieren.

Strenge Kontrollen einführen: Wer legt Wertgrenzen fest? Wer darf Unterlagen abzeichnen? Welche Mitarbeiter dürfen auf welche Konten und Kostenstellen buchen? Wer darf Journale anfordern, prüfen und genehmigen? Und, was noch wichtiger ist, gibt es Positionen, die all diese Kompetenzen in sich vereinigen? Welche Kontrollen gibt es, um die Konten einzugrenzen, für die jemand Journale erstellen darf?

Selten genutzte Konten im Blick behalten: Es besteht die Gefahr, dass Werte auf ein bestehendes, selten genutztes Konto gebucht werden, um Spuren zu verwischen. Dies stellt gerade dann eine Gefahr dar, wenn Unternehmen bereits eine solche Größe erreicht haben, dass die Menge an Bilanz- und Account-Abstimmungen sehr hoch ist. 

Eine der besten Möglichkeiten dieser Problematik entgegenzutreten, besteht darin, die Zahl der manuell durchgeführten Aktivitäten im gesamten Journalbuchungsprozess zu minimieren. Einer Schlüsselrolle bei der Betrugsprävention und -aufdeckung kommt entsprechend der Automatisierung von Finanzprozessen zu.

ERP- und Finanzsysteme bieten nicht ausreichende Kontrollmöglichkeiten über den manuellen Journalprozess und für das Einrichten neuer Konten. Diese Kontrollen müssen an anderer Stelle im Unternehmen geschehen, was oft zu weiteren manuellen Tätigikeiten führt. Das Gleiche gilt, wenn man eine Aufgabentrennung in den Systemen gewährleisten möchte. Mehr Sicherheit ist in der Regel mit zusätzlichen manuellen Tätigkeiten verbunden. Nur automatisierte Prozesse gewährleisten eine ausreichende Überprüfung, Genehmigung und Kontrolle der Journale und das Einrichten neuer Konten bei vertretbarem Aufwand.

Automatisierung macht außerdem forensisches Auditing möglich, um Maßnahmen zur Prävention und zur Nachverfolgung zu ergreifen. Dazu gehören z.B. die Erstellung von Ausnahmekriterien, um Buchungen auf selten genutzten Konten zu melden, oder statistischer Analysen mit Trenderkennung, um auf ungewöhnlich hohe Journalvolumen aufmerksam zu machen.

Die Prozessautomatisierung verfolgt letztendliche ein Ziel: Manuelle Eingriffe in die Journalbuchung so weit wie möglich zu reduzieren. An ihrer Stelle haben automatisierte Einträge bzw. Prozesse zu stehen, die das von Ihnen definierte, kontrolliertere Verfahren durchlaufen.

Finden Sie jetzt heraus, wie Sie mit Redwood Finance Automation manuelle Journalbuchungen minimieren und das Betrugsrisiko reduzieren können.
 

 

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