Advanced Automation für Finanzprozesse – Vorteile und Unterschied zu RPA

By Andreas Biehler, Director of Finance Transformation, Redwood Software

Vor einigen Jahren wurde Robotic Process Automation (RPA) als „Heilsbringer“ zur Automatisierung von Prozessen gesehen. Das grundlegende Konzept von RPA ist es, Arbeitsschritte von einzelnen Mitarbeitern aufzuzeichnen und dann über einen Softwareroboter zu simulieren und wieder abzuspielen. Zwar hat RPA in Prozessbereichen mit einfachen Abläufen Erfolge erzielt, jedoch gerade im Back-office und Finanzbereich ist oftmals Ernüchterung eingekehrt. Die anfänglichen Hoffnungen wurden enttäuscht und Unternehmen blieben bei Automatisierungsgraden von 20% stecken. Deshalb wenden sich immer mehr führende Unternehmen wie Allianz, Vodafone oder Apple dem Konzept der „Advanced Automation“ zu.

Definition Advanced Automation

Advanced Automation bietet eine web-basierte Enterprise Application Plattform, die es dem Fachbereich erlaubt, auch komplexe Prozesse in einer graphischen Benutzeroberfläche durch einfache Prozessmodellierung ohne Programmierung zu automatisieren und flexibel bei Bedarf anzupassen. Die Anbindung an die bestehende ERP- und Systemlandschaft erfolgt in der Regel durch bereits vorhandene Standardschnittstellen und bietet eine sehr performante, stabile und wartungsarme Automatisierung.

Vorteile Advance Automation

Im Gegensatz zu klassischen RPA-Tools bietet Advanced Automation gerade im Finanzbereich einige entscheidende Vorteile

E2E Abbildung komplexer Prozesse mit Automaisierungsgrad ~80 %
Oft zeigte sich, dass RPA-Tools nicht in der Lage waren, die Prozesskomplexität von typischen Finanzprozessen abzubilden. Finanzprozesse sind oftmals durch Entscheidungsbäume mit Varianten und Schleifen, komplexen Regeln und Berechnungen sowie verschiedenen einbezogenen Mitarbeitern und Systemen charakterisiert. Hier reicht die klassische RPA-Prozessaufzeichnungs- und -abspiellogik regelmäßig nicht aus, da konditionale Entscheidungslogiken und auch Übergänge zu anderen Mitarbeitern nicht oder nur sehr schwer abgebildet werden können. Da Advanced Automation neben den System-Transaktionen auch Datentransformation ähnlich wie in MS-EXCEL sowie mehrstufige Workflows in komplexen Abläufen abbilden kann, lassen sich auch bei den komplexen Finanzprozessen Automatisierungsgrade von 80% und mehr erreichen.

Einfache Modellierung von Soll-Prozessen durch den Fachbereich
RPA-Tools basieren oftmals auf einer Aufzeichnung der gegenwärtigen Arbeitsschritte eines einzelnen Mitarbeiters. Dies führt dazu, dass die gegenwärtigen Arbeitsabläufe zementiert und oft intransparent werden.

Bei Advanced Automation werden zur Modellierung eines Sollprozesses wiederverwendbare Automatisierungskomponenten eingesetzt, die bereits ERP-spezifische Know-how wie z.B. notwendige Parametrisierung inkludiert haben. Diese Automatisierungskomponenten bilden die unterschiedlichen Prozessschritte wie Auslesen von Werten aus einer Web-Applikation, Anstarten eines Workflows oder Einbuchen von Werten im ERP ab. Diese Automatisierungskompenten können flexibel kombiniert werden und mit der benötigten Parametrisierung versehen werden und damit kann der optimierte Soll-Prozess modelliert werden. Gleichzeitig dient das erstellte Prozessmodell als übersichtliche und stets aktuelle Prozessdokumentation.

Sicherheit und Kontrolle
Zudem ist für Finanzprozessen eine entsprechende Sicherheit, Governance und Kontrolle entscheidend.  Klassische RPA-Tools sind meist dezentral installiert und laufen auf den Desktops der einzelnen Mitarbeiter. Dies macht es entsprechend schwierig einen Zugriffschutz sowie eine Einheitlichkeit und Stringenz sicherzustellen. Dazu bedarf es regelmässig der Etablierung von zusätzlichen Control-Towers, die jedoch weitere Komplexität in die Gesamtlösung einbringen. Im Gegensatz dazu basiert Advanced Automation auf einer zentralen Lösung die als Enterprise Application mit User und Berechtigungskonzept aufgesetzt ist. Dies bedeutet, dass sie allen Ansprüchen der IT-Security genügt. Typischerweise wird Sie auf einer 3-System Landschaft (Entwicklung, Test, Produktion) mit entsprechenden Freigabe- und Transportprozessen aufgesetzt. Damit ist sichergestellt, dass nur automatisierte Prozesse live gehen, die auch getestet und freigegeben sind. 

Audit-Trail und Transparenz
Transparenz bedeutet die Verfügbarkeit von Prozess-Meta-Daten (Prozessstatus, Laufzeit, Art des Prozessstart), umfasst die Informationen zu den Input-Daten, dem Regelwerk aber auch alle Genehmigungs- und Freigabeschritte bis hin zu den Zwischen- und Endergebnissen des Prozesses. Diese Infos sollten real-time zum Zeitpunkt des Prozessablaufes aber auch im Nachhinein z.B. für den Wirschaftsprüfungsaudit strukturiert und auswertbar zur Verfügung stehen. Bei dezentralen RPA-Lösungen ist dies regelmäßig nicht oder zumindest nicht vollständig der Fall, da im Rahmen des Prozessrecordings nur die Daten strukturiert erfasst werden, die auch manuell erfasst werden und diese maximal um Informationen aus dem Control-Towers (sofern vorhanden) angereichert werden. Zudem sind die Daten oftmals nur dezentral in uneinheitlichen Strukturen vorhanden. Im Gegensatz kann bei einer Advanced Automation Lösung in der zentralen Plattform festgelegt werden, welche Daten in welcher Struktur für alle Prozesse festgehalten und im Audit Trail archiviert werden sollen. Da bei einer solchen Advanced Automation Lösung kein zusätzlicher manueller Aufwand für die Erfassung der Prozessdaten entsteht, kann hier sehr effizient eine umfangreiche Datenbasis erstellt werden. Diese kann über Dashboards ausgewertet werden und liefert wesentliche Ansätze zur Prozessverbesserung und für ein „Data-driven Enterprise“ Konzept.

Hohe Stabilität und geringe Betriebskosten

Klassische RPA Tools versuchen die Mitarbeiteraktivitäten zu simulieren und automatisiern entsprechend die Eingaben an den Eingabemasken der verschiedenen Systeme. Dies bedeutet aber dass sich bei Veränderungen des Front-ends und zum Teil sogar schon bei Veränderungen in den Selektionsoptionen diese Automatisierung scheitert oder falsche Ergebnisse liefert. Jedoch ist bei Upgrades der unterliegenden Systeme genau das User-front end am häufigsten Änderungen unterworfen. Deshalb erfordern auch „unattended“  RPA-Tools regelmässige Anpassungen und Überwachung. Dies resultiert in hohen Betriebskosten.

Advanced Automation automatisiert im Gegensatz dazu über Standardschnittstellen im Back-end. Diese bleiben regelmässig auch bei Release-Upgrades stabil, da die Systemhersteller sich zu einer Back-ward Kompatibilität verpflichten. Selbst bei „großen“ Systemveränderungen wie einem Umstieg auf R/4 Hana funktionieren die RFC-Calls aus dem alten SAP System (R/3 oder ECC) weiter. Dies bedeutet, dass die automatisierten Prozesse auch nach einem solchen Umstieg weiter funktionieren und der Wartungsaufwand extrem gering ist.

Fazit

Natürlich gibt es Szenarien (z.B. Überbrückung eines einzelnen Systembruchs) in denen eine klassische RPA-Lösung ausreicht. Sollte ein Unternehmen jedoch eine umfassende Automatisierung des Finanz – oder Back-office Bereiches anstreben, bietet eine Advanced Automation entscheidende Vorteile.

 

 

 

 

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